Lý luận cơ bản về hoạch định nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

Trong bài viết này, Luận Văn 24 chuyên giá làm luận văn thạc sĩ xin chia sẻ đến bạn đọc một chủ đề cũng khá là phổ biến khi làm luận văn, đó là hoạch định nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Tất cả những vấn đề về lý thuyết sẽ được chúng tôi hệ thống hóa trong bài viết này.

Lý luận cơ bản về hoạch định nhân lực trong doanh nghiệp

Lý luận cơ bản về hoạch định nhân lực trong doanh nghiệp

1. Bản chất của hoạch định nhân lực 

1.1. Các khái niệm 

1.1.1. Khái niệm nguồn nhân lực 

Nguồn nhân lực là một trong những vấn đề cốt lõi của sự nghiệp phát triển kinh tế – xã hội ở mỗi quốc gia. Đặc biệt trong thời đại ngày nay, đối với các nước đang phát triển, giải quyết vấn đề này đang là yêu cầu được đặt ra hết sức bức xúc, vì nó vừa mang tính thời sự, vừa mang tính chiến lược xuyên suốt quá trình phát triển kinh tế – xã hội của mỗi nước. 

Nhân lực/Nguồn nhân lực (Human Resource): Nhân lực được hiểu là nguồn lực trong mỗi con người. Nó bao gồm cả thể lực và trí lực. Nó thể hiện ra bên ngoài bởi khả năng làm việc. Nó bao gồm cả sức khỏe (chiều cao, cân nặng, độ lớn, sức bền của lực…), trình độ (kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm), tâm lý, ý thức, mức độ cố gắng, sức sáng tạo, lòng đam mê… Nguồn lực trong mỗi con người có thể nói là không có giới hạn. Bởi những nhân tố tưởng chừng như có hạn như sức khỏe, thể lực của con người, đặt trong những tình huống nhất định nào đó nó lại vượt xa hơn cái tưởng chừng là giới hạn đã có. Sức khỏe của con người bị ảnh hưởng/được điều khiển bởi tâm lý và ý thức.

Trong khi những diễn biến về tâm lý và ý thức lại bị ảnh hưởng bởi môi trường bên ngoài. Trong những nhân tố thể hiện NNL của con người thì sức sáng tạo được coi là nhân tố tiềm năng lớn nhất. Nhân tố này phần lớn cũng lệ thuộc vào trình độ mỗi người hiện hữu. Tuy nhiên, nó cũng phần lớn lệ thuộc vào môi trường. Một người có trình độ cao nhưng nếu không có môi trường và điều kiện thuận lợi để nảy sinh các ý tưởng thì sức sáng tạo của họ bị hạn

chế. Như vậy có thể khẳng định, nhân lực là NNL trong mỗi con người, trong đó có cả nguồn lực hiện hữu và nguồn lực tiềm năng.

NNL của tổ chức là nguồn lực của toàn bộ cán bộ, công nhân viên lao động trong tổ chức đó đặt trong mối quan hệ phối kết hợp các nguồn lực riêng của mỗi người, sự bổ trợ những khác biệt trong nguồn lực của mỗi cá nhân thành nguồn lực của tổ chức. Sức mạnh của tập thể lao động vận dụng vào việc đạt được những mục tiêu chung của tổ chức, trên cơ sở đó đạt được những mục tiêu riêng của mỗi thành viên [4, tr.8, tr.9]. 

Khái niệm “nguồn nhân lực” (Human Resoures) được hiểu như khái niệm “nguồn lực con người”. Khi được sử dụng như một công cụ điều hành, thực thi chiến lược phát triển kinh tế – xã hội, nguồn nhân lực bao gồm bộ phận dân số trong độ tuổi lao động, có khả năng lao động và những người ngoài độ tuổi lao động có tham gia lao động – hay còn được gọi là nguồn lao động. Bộ phận của nguồn lao động gồm toàn bộ những người từ độ tuổi lao động trở lên có khả năng và nhu cầu lao động được gọi là lực lượng lao động. 

Như vậy, xem xét dưới các góc độ khác nhau có thể có những khái niệm khác nhau về nguồn nhân lực nhưng những khái niệm này đều thống nhất nội dung cơ bản: nguồn nhân lực là nguồn cung cấp sức lao động cho xã hội. Con người với tư cách là yếu tố cấu thành lực lượng sản xuất giữ vị trí hàng đầu, là nguồn lực cơ bản và nguồn lực vô tận của sự phát triển không thể chỉ được xem xét đơn thuần ở góc độ số lượng hay chất lượng mà là sự tổng hợp của cả số lượng và chất lượng; không chỉ là bộ phận dân số trong độ tuổi lao động mà là các thế hệ con người với những tiềm năng, sức mạnh trong cải tạo tự nhiên, cải tạo xã hội. 

Vì vậy, có thể định nghĩa: Nguồn nhân lực là tổng thể số lượng và chất lượng con người với tổng hoà các tiêu chí về trí lực, thể lực và những phẩm chất đạo đức – tinh thần tạo nên năng lực mà bản thân con người và xã hội đã, đang và sẽ huy động vào quá trình lao động sáng tạo vì sự phát triển và tiến bộ xã hội. 

1.1.2. Khái niệm hoạch định nhân lực 

Hoạch định nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn nhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động đảm bảo cho tổ chức có đủ nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao [4, tr.300]. 

Hoạch định nhân lực có thể tiếp cận với các mức thời hạn khác nhau: 

Hoạch định dài hạn: Còn gọi là hoạch định chiến lược nhân lực hay hoạch định theo xu hướng lâu dài, là xác định nhu cầu nhân lực trên 5 năm (ví dụ như các tổ chức có qui mô lớn, đặc thù; kế hoạch NNL của các trường đại học, bệnh viện…). 

Hoạch định trung hạn: Là hoạch định nhân lực gắn liền với một sự biến động mà chúng ta có thể tiên đoán được xu hướng xảy ra trong khoảng thời gian từ trên 1 năm đến dưới 5 năm (ví dụ như kế hoạch sản phẩm theo đơn đặt hàng, dự án công trình giao thông, xây dựng, cầu đường, sự biến động của kinh tế, chính trị…). 

Hoạch định ngắn hạn: Là hoạch định nhân lực gắn liền với những thay đổi có thể tiên đoán được một cách hợp lý thường xảy ra trong khoảng thời gian dưới một năm (ví dụ như Tết Nguyên Đán, Trung Thu, mùa thu hoạch nguyên liệu như rau quả, lương thực, thực phẩm…) 

1.2. Vai trò của hoạch định nhân lực 

Công tác hoạch định nhân lực giúp tổ chức thấy được nhu cầu NNL phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó đảm bảo sắp xếp đúng người đúng việc vào đúng thời điểm cần thiết, giúp tổ chức luôn sẵn sàng có đủ nhân lực phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh, linh hoạt ứng phó với mọi thay đổi trên thị trường. 

Hoạch định nhân lực còn có tác dụng gắn bó NNL và tổ chức lại với nhau. Kết quả của hoạch định nhân lực sẽ là một tài liệu cho nhà quản trị cũng như mọi cán bộ công nhân viên của tổ chức hiểu rõ về các chính sách nhân lực, mối liên hệ, sự gắn bó giữa mục tiêu của mỗi thành viên cũng như mục tiêu tổng thể của tổ chức. 

Hoạch định nhân lực giúp tổ chức luôn ở trong trạng thái chủ động, gắn kết các hoạt động quản trị nhân lực lại với nhau: liên kết giữa tuyển dụng, đào tạo, trả lương… Từ đó làm cho hoạt động quản trị nhân lực đạt đến mục đích cuối cùng, làm cho mọi người lao động tham gia tích cực hứng thú với công việc của mình, đoàn kết gắn bó với mục đích chung, tăng năng suất và hiệu quả lao động.

Hoạch định nhân lực cho phép dự tính được hiệu quả kinh tế của việc đầu tư vào NNL. Gắn với một nội dung hoạch định là một chính sách trong tương lai, tương ứng với việc đã tăng thêm hoặc giảm đi một khoản chi phí và đồng thời với việc thêm hay giảm đi một phần lợi nhuận. Hoạch định nhân lực phải so sánh cái lợi với chi phí bỏ ra cho mỗi chính sách cần có. Dựa trên hiệu quả kinh tế cuối cùng mà quyết định chiến lược nhân sự cho tương lai [4, tr.301 & tr.302]. 

Cụ thể, hoạch định nhân lực giúp cho tổ chức chủ động thấy được các khó khăn và tìm biện pháp khắc phục; xác định rõ khoảng cách giữa tình trạng hiện tại và định hướng tương lai của tổ chức; tăng cường sự tham gia của những người quản lý trực tiếp vào quá trình hoạch định chiến lược; nhận rõ các hạn chế và cơ hội của NNL trong tổ chức.

Hoạch định nguồn nhân lực giữ vai trò trung tâm trong quản trị nguồn nhân lực, có ảnh hưởng lớn tới hiệu quả công việc của doanh nghiệp. Vì vậy, hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả góp phần tạo nên sự thành công của doanh nghiệp. 

Hoạch định nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp chủ động thấy trước những biến động nhân sự, thực trạng về nguồn nhân sự, từ đó có những điều chỉnh phù hợp. Chúng ta sẽ biết được: doanh nghiệp cần những nhân viên như thế nào? Khi nào doanh nghiệp cần họ? Họ cần phải có những kỹ năng như thế nào? Doanh nghiệp đã có sẵn những người thích hợp chưa? Hoạch định nguồn nhân lực chính là cơ sở cho các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, phát triển và duy trì nguồn nhân lực. 

Hoạch định nguồn nhân lực ảnh hưởng lớn tới hiệu quả công việc của doanh nghiệp: Để thực hiện các chiến lược kinh doanh, sản xuất, doanh nghiệp phải có nguồn nhân lực với kiến thức, kỹ năng cần thiết. Hoạch định nguồn nhân lực tốt sẽ giúp doanh nghiệp có được đội ngũ nhân sự phù hợp. Khi không có hoạch định nguồn nhân lực hay hoạch định nguồn nhân lực không hiệu quả, doanh nghiệp sẽ không thể đánh giá được đội ngũ nhân sự của mình. Điều này ảnh hưởng lớn tới kết quả công việc chung của cả doanh nghiệp.

Kết quả hoạch định nhân lực sẽ là thông tin giúp ích cho quá trình ra quyết định nói chung của nhà quản trị. 

2. Nội dung hoạch định nhân lực

2.1. Phân tích mục tiêu phát triển doanh nghiệp 

Nhu cầu nhân lực do yêu cầu sản xuất kinh doanh phụ thuộc vào chiến lược của công ty và chính sách của công ty. Mỗi loại sản phẩm và dịch vụ mà tổ chức sẽ sản xuất kinh doanh và đưa ra thị trường sẽ yêu cầu số lượng, chất lượng, trình độ lao động, kết cấu nghề nghiệp và trình độ lành nghề, kỹ năng lao động của nguồn nhân lực rất khác nhau. Do đó, công tác hoạch định nhân lực cần xem xét thật kỹ mức độ phức tạp của sản phẩm để xác định loại lao động với cơ cấu trình độ lành nghề phù hợp. 

Các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp việc dự báo về bán hàng và sản xuất sản phẩm… sẽ ảnh hưởng tới nhu cầu tương lai của nó. Khi dự báo có sự tăng trưởng, có sự đầu tư mới mở rộng sản xuất hoặc tiến hành một công việc mới, một sản phẩm mới… thì nhu cầu về nhân lực sẽ tăng lên và ngược lại, khi có suy giảm, hay thu hẹp sản xuất – kinh doanh thì tất yếu dẫn đến nhu cầu về nhân lực sẽ giảm đi. 

Phân tích mục tiêu chiến lược của tổ chức và môi trường hoạt động của tổ chức. Đây là bước đầu tiên phải tiến hành vì nguồn nhân lực là yếu tố đầu vào, tuy rất quan trọng song lại phụ thuộc và do mục tiêu phát triển của tổ chức quyết định và đây cũng thể hiện mối quan hệ giữa chiến lược của tổ chức và chiến lược NNL. Ví dụ như mục tiêu phát triển của tổ chức thông qua các chỉ tiêu cụ thể, sự thay đổi của tiến bộ kỹ thuật sẽ cần bao nhiêu lao động tương ứng với chất lượng lao động ở mức độ nào? 

Đối với kế hoạch sản xuất, hoạch định nhân lực là một công tác liền kề. Hoạch định nhân lực phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất, gắn với kế hoạch sản xuất và phục vụ kế hoạch sản xuất. 

Mỗi kế hoạch sản xuất công tác đều gắn với đòi hỏi nhất định về NNL cần có khi triển khai kế hoạch đó. Với những khó khăn và bất ổn trong nền kinh tế thị trường như hiện nay thì khối lượng sản xuất không thể ổn định và thường xuyên biến đổi. Tổ chức cần đi trước đón đầu với mọi sự thay đổi. Do vậy, kế hoạch sản xuất sẽ dự trù những thay đổi trong mỗi giai đoạn khác nhau và hoạch định nhân lực cũng phải đáp ứng những thay đổi đó.

Hoạch định nhân lực đúng đắn, hợp lý sẽ là một trong những nhân tố đảm bảo cho mục tiêu phát triển doanh nghiệp. 

2.2. Xác định cầu nhân lực

Cơ sở xác định cầu nhân lực 

Kỹ thuật để xác định cầu nhân lực cần phải dựa vào phân tích môi trường trong và ngoài tổ chức. Những thông tin đó có được sẽ cho thấy: 

Những dự đoán về kinh tế thị trường trong tương lai ảnh hưởng đến mức độ cầu của thị trường về sản phẩm của tổ chức, những yêu cầu mới đối với sản phẩm hàng hóa, dịch vụ mà tổ chức cung ứng từ đó dự đoán về khối lượng công việc cần thực hiện trong các giai đoạn khác nhau. 

Những dự đoán về mức độ trang bị trang thiết bị, những thay đổi về công nghệ, kỹ thuật; những thay đổi trong cải tiến bộ máy tổ chức ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công việc; những kế hoạch đầu tư (cải tiến công nghệ, thù lao và phúc lợi lao động, các chế độ động viên, tạo động lực, thu hút nhân tài…); mức lao động tiên tiến dự kiến được xây dựng và áp dụng; các chế độ sử dụng thời gian lao động được áp dụng và tỷ lệ thời gian lao động của người lao động có thể cung ứng cho tổ chức… Những thông tin có thể cho thấy khả năng thay đổi của năng suất lao động ở các thời điểm trong tương lai; 

Cầu nhân lực sẽ được xác định trên cơ sở của xác định về khối lượng công việc và khả năng thực hiện công việc của mỗi người lao động (mức lao động và khả năng tăng năng suất lao động (hoàn thành mức)) sau khi phân tích mối quan hệ tương quan với các yếu tố ảnh hưởng.

Sau khi có được những thông tin đầu vào cần thiết, để xác định cầu nhân lực ta cần phải thiết kế, sử dụng phương pháp xác định phù hợp với tình hình thực tế và đặc thù của tổ chức. Có nhiều phương pháp xác định khác nhau nhưng thông thường các phương pháp phân tích định lượng được chú ý nhiều hơn như là phương pháp phân tích xu hướng hay phương pháp phân tích tương quan. 

Các phương pháp xác định cầu nhân lực:

Phương pháp dự đoán của chuyên gia: Phương pháp này dựa vào, kinh nghiệm, suy đoán và sự cảm nhận và đánh giá của các chuyên gia hoặc một nhóm các chuyên gia. Cơ sở cho sự đánh giá đó là căn cứ vào các chỉ số kinh tế và lực lượng lao động của doanh nghiệp hiện tại. Đây còn gọi là phương pháp Delphi. Thực chất của phương pháp này là, mỗi chuyên gia sẽ đánh giá, ước lượng từ thông tin đánh giá và ước lượng, phán đoán từ các cá nhân chuyên gia khác. 

Ưu điểm của phương pháp này là các chuyên gia không được tiếp xúc trực tiếp với nhau nên tránh được sự chi phối ý kiến của nhau, nể nang, ngại bất đồng quan điểm. Tuy nhiên phương pháp này trong nhiều trường hợp phải mất nhiều thời gian mới thu được kết quả mong muốn; 

Bên cạnh phương pháp Delphi, người ta còn thường áp dụng phương pháp là kỹ thuật nhóm trên danh nghĩa, có nghĩa là, ý kiến đánh giá của từng cá nhân được hướng dẫn bởi cả nhóm nhằm tìm ra được một quyết định chung nhất tổng hợp từ những ý kiến cá nhân. Phương pháp này loại bỏ vai trò độc tôn của một cá nhân trong dự đoán; 

Phương pháp xác định xu hướng: là phương pháp dự kiến dựa vào mối quan hệ sẵn có giữa các nhân tố liên quan đến công việc và chính công việc đó, ví dụ, mối liên quan giữa doanh số bán hàng và nhân viên bán hàng; giữa khối lượng sản phẩm và năng suất lao động và tổng số lao động…. tuy nhiên, như chúng ta biết, tốc độ tăng của nguồn nhân lực không thể tăng cùng với tốc độ tăng của doanh thu bán hàng hoặc khối lượng sản phẩm sản xuất mà phải tăng ở tốc độ chậm hơn vì lý do: trình độ lành nghề của người lao động được nâng lên, môi trường sản xuất được cải thiện, năng suất lao động cao hơn; 

Phương pháp hồi quy tuyến tính đơn nhất (một biến phụ thuộc và một biến độc lập): và hồi quy bội (hai biến độc lập trở lên và sử dụng chương trình SPSS, SAS): Sử dụng hàm số toán học phản ánh mối quan hệ của cầu nhân lực với các biến số như: doanh số bán ra; sản lượng sẽ sản xuất kỳ kế hoạch; năng suất lao động… để dự đoán cầu nhân lực trong thời kỳ kế hoạch. 

Để áp dụng phương pháp này cần thu thập số liệu phản ánh mối quan hệ giữa cầu nhân lực theo thời gian và các yếu tố theo chuỗi thời gian. 

Chẳng hạn: y = (X1, X2, X3…)

Chuỗi thời gian thu thập được số liệu càng dài thì kết quả dự đoán cầu nhân lực trong thời kỳ kế hoạch càng chính xác. 

Dự đoán nhu cầu nhân lực theo đơn vị (phương pháp dự đoán nhân lực từ dưới lên): Theo phương pháp này, người quản lý ở từng đơn vị (phân xưởng, phòng ban, tổ sản xuất…) dựa vào mục tiêu của đơn vị, xác định khối lượng công việc cần phải hoàn thành cho thời kỳ kế hoạch, dự đoán cần bao nhiêu nhân lực để hoàn thành khối lượng công việc đó. Cầu nhân lực của tổ chức trong thời kỳ kế hoạch sẽ được tổng hợp từ cầu nhân lực của từng đơn vị. 

Ưu điểm cơ bản của phương pháp này là người quản lý ở từng bộ phận, đơn vị trong tổ chức thường có những thông tin chính xác về nhiệm vụ, sản lượng, khối lượng công việc… mà đơn vị mình sẽ hoàn thành trong thời kỳ kế hoạch, do đó sẽ dự đoán được số nhân lực cần thiết kể cả những người lao động mới dự kiến sẽ bổ sung. 

Nhược điểm của phương pháp này là để có số liệu cần thiết cho dự đoán đòi hỏi phải có sự hợp tác của nhiều người trong đơn vị. Hơn nữa, mỗi người quản lý ở từng bộ phận, đơn vị có thể sử dụng những giả định khác nhau cho sự phát triển đơn vị mình trong tương lai để dự đoán cầu nhân lực. Để khắc phục nhược điểm này, người đứng đầu tổ chức phải thông báo rõ mục tiêu dài hạn của tổ chức trong thời kỳ kế hoạch, đưa ra những ràng buộc về tài chính, vốn, lao động… dựa vào đó, người quản lý từng đơn vị dự đoán cầu nhân lực của đơn vị mình [13, tr.74, tr.75] 

Phương pháp phân tích tương quan: Thực chất của phương pháp này là xác định nhu cầu nhân viên bằng cách sử dụng hệ số giữa một đại lượng về qui mô công việc (ví dụ: số lượng sản phẩm hàng hóa – dịch vụ) và số lượng nhân viên cần thiết tương ứng

Phương pháp này ít chính xác do chưa tính đến sự thay đổi về cơ cấu và chất lượng nhân viên cũng như sự thay đổi về quy trình công nghệ, tổ chức kỹ thuật, điều kiện thực hiện công việc….

2.3. Xác định cung nhân lực

2.3.1. Xác định cung nhân lực trong nội bộ tổ chức

Cung nhân lực trong nội bộ tổ chức là lượng nhân lực tương ứng với mỗi chức danh nhân sự mà tổ chức đã và đang có, hiện đang làm việc hoặc sẵn sàng làm việc cho tổ chức khi cần.

Xác định cung nhân lực trong nội bộ tổ chức là việc làm cần thiết trước khi tiến hành cân đối cung cầu nhân lực, kết hợp với phân tích cung cầu nhân lực từ bên ngoài để sẵn sàng hoạch định các chính sách nhân lực, đảm bảo cân bằng cung cầu nhân lực – đủ nhân lực cho mọi kế hoạch sản xuất kinh doanh.

Cơ sở xác định cung nhân lực trong nội bộ tổ chức: những thông tin phân tích hiện trạng quản trị nhân lực, thông tin từ hồ sơ nhân lực, sơ đồ phản ánh khả năng thuyên chuyển, hồ sơ nhân viên cũ, lao động vệ tinh, lao động không thường xuyên…, thống kê về tỉ lệ nghỉ việc hàng năm, về xu hướng nghỉ việc, lượng lao động đến tuổi nghỉ hưu hàng năm, kế hoạch cán bộ nguồn, sơ đồ định vị nhân lực từng thời kỳ, kế hoạch phát triển sự nghiệp của nhân viên…

Phương pháp xác định cung nhân lực trong nội bộ tổ chức được áp dụng phổ biến là phương pháp thống kê phân tích. Một số phương pháp khác được nhắc đến như phương pháp ước đoán, phương pháp biểu đồ thay thế hay phương pháp ma trận chuyển đổi xác suất (mô hình Markov)… Mức độ chính xác của xác định cung nhân lực nội bộ phụ thuộc vào chất lượng quản lý thông tin nhân lực.

Các thông tin nhân lực cần phải được thu thập và cập nhật thường xuyên, đảm bảo đầy đủ các khía cạnh. Ngày nay, các tổ chức thường sử dụng các phần mềm quản trị nhân lực. Trong đó việc thiết kế cách thức cập nhật, quản lý thông tin nhân lực đặc biệt được chú ý [4, tr.323, tr.324].

2.3.2. Xác định cung nhân lực bên ngoài tổ chức

Cung nhân lực từ bên ngoài là lượng nhân lực ứng với mỗi chức danh nhân sự mà tổ chức có thể thu hút từ thị trường lao động tương ứng với các nỗ lực từ các hoạt động quản trị nhân lực có liên quan và một mực chi phí nhân công nhất định.

Cung nhân lực từ bên ngoài phụ thuộc vào mức độ sẵn có và đa dạng của loại lao động cần tìm trên thị trường lao động, mức độ hoàn hảo của thị trường lao động, mức độ phát triển của các dịch vụ hỗ trợ tìm việc làm hay tìm kiến nhân sự, các chính sách về lao động của chính phủ, mức độ phát triển của ngành tạo sự khan hiếm của một loại lao động đặc thù nào đó, khả năng thu hút nhân lực từ các đổi thủ tiềm năng, khả năng cạnh tranh của tổ chức trong việc thu hút nhân lực (thù lao lao động, các chế độ phúc lợi, vị thế của tổ chức, môi trường văn hóa của tổ chức…).

Xác định cung nhân lực bên ngoài khó hơn nhiều so với xác định cung nhân lực nội bộ. Vì không những đối tượng xác định thường xuyên thay đổi mà phạm vi các yếu tố ảnh hưởng lại nhiều hơn và khó nắm bắt hơn. Phương pháp xác định chủ yếu vẫn tương tự như xác định cung nhân lực nội bộ và có sử dụng kết hợp với phương pháp phân tích tương quan. Tuy vậy các tổ chức thường ít có khả năng phân tích cung nhân lực từ bên ngoài. Thông thường thì họ ước đoán hoặc sử dụng các kết quả phân tích, số liệu thống kê từ các tổ chức chuyên quản lý, cung ứng lao động khác rồi liên hệ với các thông tin nội bộ để xác định cho đơn vị mình.

Phân tích cung nhân lực từ bên ngoài sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạch định tốt hơn các chính sách để duy trì NNL sẵn có (ổn định cung nhân lực nội bộ) cũng như các chính sách đảm bảo cung nhân lực từ bên ngoài khi xảy ra tình trạng thiếu hụt lao động [4, tr.324, tr.325].

2.4. Cân đối cung cầu nhân lực

Việc phân tích sẽ làm rõ thực trạng về nguồn nhân lực hiện có của doanh nghiệp và mức độ sử dụng nó. Nó có ý nghĩa rất lớn cho ta hiểu hơn về nguồn nhân lực hiện tại của doanh nghiệp và thông qua đó làm cơ sở cho sự xác định cả về nhu cầu cũng như về nguồn cung cấp nhân lực trong tương lai.

2.4.1. Cung không đáp ứng cầu

“Cung không đáp ứng cầu” là tình trạng mà lượng nhân lực cần có ở một, một số hoặc toàn bộ các chức danh công việc đang nhiều hơn lượng nhân lực có thể thực hiện công việc mà tổ chức sẵn có. Không có chức danh công việc nào đang thừa người thực hiện.

Yêu cầu đặt ra đối với tình trạng này là tổ chức cần duy trì lượng cung nhân lực hiện có đồng thời thu hút bổ sung một lượng nhân lực tương ứng với yêu cầu đặt ra từ mỗi công việc để lấp chỗ thiếu hụt. các hoạt động quản trị nhân lực được nhắc đến lúc này bao gồm: tuyển dụng, hợp đồng lao động phụ, làm thêm giờ, sử dụng lao động thời vụ hay những hoạt động thiên về thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc (thúc đẩy hơn so với khả năng đã xác định), các hoạt động làm duy trì nhân lực như tiền lương – tiền công, phúc lợi lao động, quan hệ nhân lực, văn hóa tổ chức.

2.4.2. Cung vượt quá cầu

“Cung vượt quá cầu” là tình trạng mà lượng nhân lực của tổ chức hiện đang có đang nhiều hơn so với lượng nhân lực của tổ chức để thực hiện công việc ở một, một số hoặc toàn bộ các chức danh công việc. Không có công việc nào thiếu người thực hiện.

Yêu cầu đặt ra đối với tình trạng này là xử lý như thế nào đối với lực lượng lao động dư thừa để đảm bảo hợp tình, hợp lý, hợp pháp, đồng thời duy trì thái độ tốt đẹp trong quan hệ đôi bên sau khi chấm dứt quan hệ lao động và đảm bảo sự yên tâm công tác cho những người ở lại. Các hoạt động quản trị nhân lực được nhắc đến nhiều nhất lúc này là: tinh giản biên chế, giảm giờ làm, về hưu sớm, cho thuê (hợp đồng lao động phụ), nghỉ không lương. Có nhiều hoạt động để tổ chức có thể lựa chọn, tuy nhiên đối đầu với trạng thái dư thừa nhân lực đòi hỏi tổ chức hết sức thận trọng và khôn khéo trong lựa chọn cũng như triển khai thực hiện.

2.4.3. Vừa thừa – vừa thiếu nhân lực

Đây là tình trạng phổ biến nhất trong các tổ chức. “Vừa thừa – vừa thiếu” là tình trạng mà có chức danh công việc thì cung vượt quá cầu, có chức danh công việc khác thì cung lại không đáp ứng cầu.

Đối đầu với tình trạng này, tổ chức cần quan tâm đến hoạt động như: đào tạo lại, sắp xếp lại, thuyên chuyển, đề bạt, thăng chức, đào tạo phát triển hay sử dụng tình trạng dư thừa để đối phó với tình trạng thiếu hụt. Sau khi thực hiện tất cả các hoạt động có thể nếu vẫn còn tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt thì tổ chức buộc phải sử dụng các hoạt động tương ứng với từng tình trạng ở mỗi chức danh công việc.

2.4.4. Cân đối cung cầu nhân lực

“Cân đối cung cầu nhân lực” là trạng thái mà cung nhân lực đang vừa đủ để đáp ứng cầu nhân lực ở mọi chức danh công việc. Đây là trạng thái rất hiếm khi đạt được, đặc biệt trong dài hạn.

Khi cân đối cung cầu nhân lực, tổ chức cũng không quan tâm đến các hoạt động quản trị nhân lực. Vì trạng thái cân bằng là rất khó đạt được và dễ bị tác động. Để đảm bảo trạng thái cân bằng đó thì cần thiết phải quan tâm đến các hoạt động nhằm duy trì nhân lực. Các hoạt động về thù lao lao động, phúc lợi xã hội, quan hệ lao động, tổ chức lao động, duy trì năng suất và hiệu quả làm việc.

3. Các nhân tố ảnh hưởng tới hoạch định nhân lực

3.1. Các nhân tố bên trong doanh nghiệp 

– Chiến lược phát triển công ty:

Môi trường bên trong bao gồm sứ mạng và mục đích của công ty, chính sách và chiến lược của công ty, khả năng tài chính, văn hóa của công ty, các cổ đông, và sau cùng là công đoàn. Mỗi loại sản phẩm và dịch vụ mà công ty sẽ sản xuất kinh doanh và đưa ra thị trường sẽ yêu cầu số lượng, chất lượng, trình độ lao động, kết cấu nghề nghiệp và trình độ lành nghề, kỹ năng lao động của nguồn nhân lực rất khác nhau. Do đó, công tác hoạch định nhân lực cần xem xét thật kỹ mức độ phức tạp của sản phẩm để xác định loại lao động với cơ cấu trình độ lành nghề phù hợp.

– Phân tích công việc:

Phân tích công việc là thu thập các thông tin về công việc một cách hệ thống, nhằm xác định rõ các nhiệm vụ, các trách nhiệm thuộc phạm vi công việc và những yêu cầu về nghiệp vụ, kỹ năng cần thiết cùng các điều kiện để thực hiện các công việc trong một tổ chức.

Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng bởi vì nhờ có phân tích công việc mà người quản lý xác định được các kỳ vọng của mình đối với người lao động và làm cho họ hiểu được các kỳ vọng đó; và nhờ đó, người lao động cũng hiểu được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong công việc. Đồng thời, phân tích công việc là điều kiện để có thể thực hiện được các hoạt động quản lý NNL đúng đắn và có hiệu quả thông qua việc giúp cho người quản lý có thể đưa ra các quyết định nhân sự như tuyển dụng, đề bạt, thù lao… dựa trên các tiêu thức có liên quan đến công việc chứ không phải dựa trên những tiêu chuẩn mơ hồ và mang tính chủ quan.

Đối với mỗi công việc cụ thể, có thể thu thập một số lượng khá lớn các loại thông tin quan trọng có liên quan đến công việc đó. Tuy nhiên, cần thu thập thông loại thông tin nào, ở mức độ chi tiết như thế nào là tùy thuộc ở mục đích sử dụng các thông tin đó cũng như tùy thuộc vào lượng thông tin đã có sẵn và thậm chí tùy thuộc cả vào quĩ thời gian, ngân sách dành cho việc đó.

Nói chung, để làm rõ bản chất của công việc cụ thể cần phải thu thập các loại thông tin sau:

Thông tin về các nhiệm vụ, trách nhiệm, các hoạt động, các mối quan hệ cần thực hiện thuộc công việc. Đối với loại thông tin này, yêu cầu là phải thu thập đầy đủ, không bỏ sót tất cả những gì mà người lao động cần phải làm, các trách nhiệm cần phải gánh chịu cũng như làm rõ mức độ thường xuyên, tầm quan trọng của từng nhiệm vụ và kể cả hao phí thời gian (ước tính) để thực hiện từng nhiệm vụ đó.

Thông tin về các máy móc, thiết bị, công cụ, nguyên vật liệu cần phải sử dụng và các phương tiện hỗ trợ công việc.

Thông tin về các điều kiện làm việc như điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động; điều kiện về chế độ thời gian làm việc; khung cảnh tâm lý xã hội…

Thông tin về các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện như các khả năng và kỹ năng cần phải có, các kiến thức, các hiểu biết và kinh nghiệm làm việc cần thiết…

Các tư liệu và thông tin thu thập được sẽ được xử lý phù hợp tùy thuộc vào mục đích của phân tích công việc. Tuy nhiên, chúng thường được hệ thống hóa và trình bày dưới dạng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Đó là những công cụ hữu ích cho tất cả những ai có liên quan tới các chức năng quản lý nhân sự trong một tổ chức [13, tr.48, tr.49].

Đánh giá thực hiện công việc:

Thường được hiểu là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người (nhóm người) lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thỏa thuận về sự đánh giá đó với người lao động. Đây thực chất là việc so sánh tình hình thực hiện công việc của chính người (nhóm người) lao động so với yêu cầu đề ra của tổ chức.

ĐGTHCV là một hoạt động quản lý NNL quan trọng và luôn luôn tồn tại trong tất cả các tổ chức. Mặc dù ở các công ty nhỏ, ĐGTHCV có thể thực hiện một cách không chính thức thông qua sự đánh giá hàng ngày của người giám sát với các nhân viên và sự đánh giá, góp ý lẫn nhau giữa các nhân viên nhưng hầu hết các tổ chức đều xây dựng cho mình một hệ thống đánh giá chính thức.

Trong một hệ thống chính thức, tình hình hoàn thành nhiệm vụ lao động của từng người lao động được đánh giá theo những khoảng thời gian được quy định với sự sử dụng những phương pháp đánh giá đã được thiết kế một các có lựa chọn, tùy thuộc vào mục đích của đánh giá. Tùy vào điều kiện cụ thể, các kết quả đánh giá cần được phản hồi lại với người lao động để họ biết được mức độ thực hiện công việc của mình và hiểu được cách thức thực hiện công việc tốt hơn.

Trong tổ chức, ĐGTHCV có ý nghĩa quan trọng vì nó phục vụ được nhiều mục tiêu quản lý tác động trực tiếp tới cả người lao động và tổ chức nói chung.

Các mục tiêu mà ĐGTHCV phục vụ có thể được quy về hai mục tiêu cơ bản là cải tiến sự thực hiện công việc của người lao động và giúp cho những người quản lý có thể đưa ra được các quyết định nhân sự đúng đắn như đào tạo và phát triển, thù lao, thăng tiến, kỷ luật… Quá trình ĐGTHCV ở một mức độ nào đó chính là sự mở rộng của thiết kế công việc và có những tác động cơ bản tới tổ chức nói chung. Do đó, ngoài việc giúp cho người quản lý đưa ra các quyết định nhân sự, các kết quả ĐGTHCV còn giúp cho bộ phận quản lý NNL và lãnh đạo cao cấp có thể đánh giá được thắng lợi của các hoạt động chức năng về NNL như tuyển mộ, tuyển chọn, định hướng, thăng tiến, đào tạo và các hoạt động khác, kiểm điểm được mức độ đúng đắn và hiệu quả của các hoạt động đó, từ đó có các phương hướng điều chỉnh phù hợp. Đồng thời, mức độ hợp lý và đúng đắn của việc sử dụng các hệ thống đánh giá và thông tin phản hồi các kết quả đánh giá với người lao động có ảnh hưởng rất lớn tới việc xây dựng và phát triển đạo đức, thái độ lao động của người lao động và bầu không khí tâm lý xã hội trong các tập thể lao động.

–  Đào tạo và phát triển:

Nội dung phát triển NNL trong tổ chức gồm ba hoạt động cơ bản là: giáo dục, đào tạo và phát triển.

Giáo dục là hoạt động học tập để chuẩn bị cho con người bước vào một nghề nghiệp hoặc chuyển sang một nghề mới thích hợp trong tương lai. Hoạt động giáo dục thường gắn liền với các hoạt động nhằm nâng cao kiến thức và hiểu biết cho người lao động.

Đào tạo là hoạt động học tập nhằm giúp cho những người lao động tiếp thu và rèn luyện các kỹ năng cần thiết để thực hiện có hiệu quả các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình.

Phát triển là hoạt động học tập nhằm mở ra cho người lao động những công việc mới dựa trên định hướng phát triển trong tương lai của tổ chức.

Như vậy, các hoạt động giáo dục, đào tạo trong tổ chức chủ yếu phục vụ cho nhu cầu trước mắt để giúp người lao động thực hiện tốt công việc được giao, còn phát triển thì vượt ra ngoài phạm vị đó, hướng sự phát triển của người lao động đến tương lai. Tuy nhiên sự phân biệt này chỉ là tương đối bởi chính giáo dục đào tạo sẽ tạo ra sự phát triển, nếu không có giáo dục, đào tạo sẽ không có sự phát triển.

3.2. Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp 

– Yếu tố kinh tế – xã hội:

Hệ thống chính trị, pháp luật và các chính sách xã hội cũng là một trong những nhân tố liên quan đến nguồn nhân lực, đến thị trường sức lao động. Hệ thống các chính sách xã hội nhằm vào mục tiêu vì con người, phát huy mọi tiềm năng sáng tạo của nguồn nhân lực trong quá trình phát triển kinh tế-xã hội, với phương hướng phát huy nhân tố con người trên cơ sở đảm bảo công bằng, bình đẳng về quyền lợi và nghĩa vụ công dân, giải quyết tốt tăng trưởng kinh tế với tiến bộ và công bằng xã hội, giữa đời sống vật chất và đời sống tinh thần, giữa đáp ứng các nhu cầu trước mắt với việc chăm lo lợi ích lâu dài, giữa cá nhân với tập thể và cộng đồng xã hội. Nghiên cứu về phát triển nguồn nhân lực không thể không nghiên cứu đến đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước như Luật Giáo dục, Luật Dạy nghề, Luật Lao động, chính sách chuyển dịch cơ cấu kinh tế; chính sách, cơ chế quản lý kinh tế, xã hội…

– Giáo dục và đào tạo:

Giáo dục và đào tạo là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến lực lượng sản xuất, quyết định sự tăng trưởng và phát triển kinh tế- xã hội. Bởi tri thức và phẩm chất của người lao động là sản phẩm của quá trình giáo dục và đào tạo. Các quốc gia đều nhìn nhận rằng một nền giáo dục hoàn chỉnh, đồng bộ, toàn diện sẽ tạo ra những nhà khoa học, những người lao động có tri thức, có kỹ năng nghề nghiệp, năng động và sáng tạo. Đối với mỗi người, giáo dục và đào tạo còn là quá trình hình thành, phát triển thế giới quan, tình cảm, đạo đức, hoàn thiện nhân cách. Còn đối với xã hội, giáo dục và đào tạo là quá trình tích tụ nguồn vốn con người để chuẩn bị, cung cấp nguồn nhân lực cho xã hội. Trong đó, giáo dục phổ thông là nền tảng, là cơ sở tạo ra nguyên liệu cho đào tạo nguồn nhân lực; giáo dục nghề nghiệp trực tiếp sản xuất ra sản phẩm cung cấp cho thị trường sức lao động. Với ý nghĩa và tầm quan trọng ấy, đầu tư cho giáo dục được xem như là đầu tư cho phát triển.

– Khoa học và công nghệ:

Sự tiến bộ của khoa học và công nghệ ảnh hưởng lớn đến phát triển nguồn nhân lực. Sự phát triển kinh tế-xã hội trên thế giới hiện nay thực chất là cuộc chạy đua về khoa học và công nghệ, chạy đua nâng cao chất lượng và hiệu quả lao động trên cơ sở hiện đại hóa nguồn nhân lực. Những tiến bộ khoa học và công nghệ làm thay đổi cơ cấu lao động của mỗi quốc gia, mỗi địa phương; làm thay đổi tính chất, nội dung lao động nghề nghiệp của người lao động, làm cho lao động trí óc tăng dần và lao động chân tay ngày càng có khuynh hướng giảm đi; tiến bộ khoa học và công nghệ từng bước được quốc tế hóa tạo nên sự cạnh tranh gay gắt về năng suất, chất lượng, giá thành. Nhiều ngành nghề mới xuất hiện, nhiều nghề cũ mất đi, kiến thức, kỹ năng nghề nghiệp của người lao động bị hao mòn nhanh chóng; tiến bộ của khoa học và công nghệ cũng đã làm thay đổi nội dung, phương pháp dạy học từ giáo dục phổ thông đến đại học. Do vậy, cần phải nghiên cứu cải tiến, mềm hóa chương trình, phương thức đào tạo để tạo điều kiện cho người lao động có thể cần gì học nấy, học tập suốt đời, không ngừng cập nhật, nâng cao trình độ trước những thay đổi nhanh chóng của khoa học và công nghệ.

–  Toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế:

Toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế cũng ảnh hưởng đến phát triển nguồn nhân lực, bởi những nhân tố này đã tạo điều kiện cho các quốc gia, địa phương kết hợp tốt nhất sức mạnh dân tộc với sức mạnh quốc tế, phát huy được nội lực và mọi tiềm năng sáng tạo; đồng thời, tranh thủ được tối đa các nguồn lực bên ngoài phục vụ cho phát triển. Xu thế hội nhập quốc tế có tác động nhiều mặt và đặt ra những yêu cầu mới đối với việc phát triển nguồn nhân lực ở mỗi quốc gia, dẫn đến một cuộc cách mạng về đào tạo ngành nghề trong xã hội. Do đó, các quốc gia, địa phương phải chuẩn bị cho mình những tiềm lực lao động đáp ứng yêu cầu của một hệ thống ngành nghề mới đang phát triển phù hợp với xu thế thời đại. Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế, các quốc gia còn phải hướng đến việc phát triển những con người thích ứng với thời đại cạnh tranh ồ ạt và khốc liệt để phát triển. Có thể nhận ra rằng, tác động của xu thế toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế đối với việc điều chỉnh, lựa chọn chiến lược phát triển của các quốc gia, địa phương mà trong đó có cả phát triển nguồn nhân lực là rất mạnh mẽ và sâu sắc.

Xem thêm các bài viết khác:

Nguồn: luanvan24.com

Rate this post
avatar
  Theo dõi  
Thông báo về