Hướng dẫn chi tiết cách nhập dữ liệu trong spss từ Excel và CSV

Làm sao để có thể nhập dữ liệu trong SPSS, cách nhập dữ liệu trong SPSS là gì? Cùng tìm hiểu hướng dẫn chi tiết cách nhập dữ liệu trong SPSS từ Excel hay CSV qua bài viết dưới đây cùng Luận văn 24! 

1. Cách nhập dữ liệu trong spss từ tệp excel 

Để có thể nhập dữ liệu trong SPSS từ tệp Excel, bạn có thể thực hiện theo một số bước dưới đây: 

1.1. 5 tiêu chí cần đảm bảo của bảng tính excel nhập vào

Trước hết, bạn cần lưu ý data trong bảng tính excel dùng để nhập vào SPSS bao gồm 5 tiêu chí cụ thể dưới đây. 

• Bảng tính cần có một hàng tên biến ở hàng đầu tiên của bảng tính (hàng 1) 
• Tên các biến không được chứa khoảng trắng, các từ trong tên biến được ngăn cách với nhau bằng dấu gạch dưới  “_”

Ví dụ: ngay_thang_nam

• Dữ liệu trong bảng cần được nhập bắt đầu từ ô đầu tiên trong hàng thứ 2 của bảng (ô A2) 
• Những phần không liên quan đến dữ liệu như phụ lục, văn bản đính kèm, hình ảnh đi kèm,… cần được lược bỏ. 
• Cần định dạng trước giá trị của những ô trống (hay còn gọi là biến trống). Giá trị này cần được xác định phù hợp với đặc điểm chung của toàn bộ dữ liệu. Ví dụ như (-999)

Bảng dữ liệu chuẩn từ excel cần đảm bảo 5 yếu tố trên để không tạo ra lỗi trong quá trình nhập dữ liệu vào SPSS. Nếu không, bạn phải tự thực hiện cách xử lý số liệu trong SPSS sẽ tốn khá nhiều thời gian. 

1.2. Cách nhập số liệu vào spss bằng menu 

Đầu tiên, cách nhập số liệu trong SPSS thông dụng nhất là bằng menu. Dưới đây là các bước cũng như lưu ý để bạn có thể hoàn thành tốt công đoạn này. 

a) Các bước 

Bước 1: Chọn File -> Open -> Data

Bước 2: Trong “File of type” chọn Excel. Tên tệp sẽ xuất hiện. Sau đó bạn chỉ cần chọn tệp dữ liệu đã chuẩn bị -> chọn “Open” 

Bước 3: Nếu bạn đang sử dụng SPSS 25 trở lên, phần mềm sẽ xuất hiện cửa sổ đọc dữ liệu Excel như hình dưới đây. 

• Trong menu thả xuống “Worksheet” , hãy chọn trang tính từ sổ làm việc Excel có chứa dữ liệu của bạn. 
• Nếu tên biến của bạn nằm trong hàng dữ liệu đầu tiên, hãy chọn hộp kiểm “Read variable names from the first row of data” .
• Các tùy chọn “Remove leading spaces from string values” và “Remove trailing spaces from string values” chỉ ảnh hưởng đến các biến được nhập dưới dạng chuỗi. Cái trước sẽ xóa bất kỳ ký tự khoảng trắng nào xuất hiện ở đầu chuỗi và cái sau sẽ xóa bất kỳ ký tự khoảng trắng nào ở cuối chuỗi.

Bước 4: Nếu bạn đang sử dụng SPSS phiên bản 24 trở xuống, bạn sẽ thấy cửa sổ Mở Nguồn Dữ liệu Excel như hình dưới:

Chọn hộp kiểm “Read variable names from the first row of data” để chọn điểm bắt đầu đọc dữ liệu. Sau đó ấn “ok”. 

1 ví dụ về cách nhập dữ liệu trong spss sau khi dữ liệu đã được nhập: 

Và đó là cách nhập số liệu vào SPSS bằng menu mà bạn cần biết. Bạn cần thực hiện thành chỉnh chu quá trình này để hỗ trợ cho công đoạn kiểm định cronbach’s alpha hay phân tích nhân tố efa khi tiến hành xử lý dữ liệu. 

b) Lưu ý 

Khi thực hiện cách nhập số liệu trong spss bằng menu, bạn cần lưu ý một số điểm cụ thể sau:

• Trong phiên bản SPSS25, lựa chọn hộp kiểu “Remove leading spaces from string values” hay “Remove trailing spaces from string values” là hoàn toàn tùy chọn. 
• Nhưng thường thuận tiện, vì các khoảng trống ở đầu và cuối có thể hiển thị không nhìn thấy đối với người dùng sẽ khiến SPSS nghĩ rằng nếu không thì các chuỗi giống hệt nhau là khác biệt.

Bất kể là kiểu nhập dữ liệu nào thì sau khi nhập xong bạn đều cần biết cách đọc dữ liệu spss đã nhập xong ở trên. Hãy xem ngay bài viết kia được Luận văn 24 chia sẻ để biết chính xác cách đọc chúng như nào. 

1.3. Cách nhập số liệu vào spss bằng Cú pháp 

Ngoài việc nhập dữ liệu vào SPSS bằng menu, bạn có thể sử dụng cú pháp dưới đây để nhập dữ liệu vào phần mềm này. 

a) Cú pháp 

GET DATA /TYPE=XLSX 

  /FILE=’C:\path\to\file.xlsx’ 

  /SHEET=name ‘Name-of-Sheet’ 

  /CELLRANGE=full

  /READNAMES=on

  /ASSUMEDSTRWIDTH=32767.

EXECUTE. 

DATASET NAME DataSetExcel WINDOW=FRONT.

b) Lưu ý 

Cách nhập dữ liệu bằng cú pháp đòi hỏi bạn cần cẩn thận và ghi nhớ cú pháp để có thể tránh những lỗi sai trong quá trình thực hiện. Bạn cần lưu ý một số điểm sau:

• Bạn cần lưu ý định dạng của tệp dữ liệu bạn sử dụng để nhập vào SPSS. Nếu tệp dữ liệu bạn sử dụng có đuôi *xlxs, bạn cần sử dụng câu lệnh /TYPE=XLSX. Nếu bạn sử dụng tập dữ liệu có đuôi *xls, câu lệnh cần sử dụng lúc này là /TYPE=XLS. 

Trong cú pháp trên, có hai thành phần bạn cần đặc biệt lưu ý là /FILE=’ ’ và /SHEET=name ‘ ‘ 

• Dòng FILE=’ ‘ cho biết vị trí chính xác của tệp dữ liệu được nhập trên dữ liệu của bạn. Qua đó, SPSS sẽ thực hiện các truy vấn đến tệp dữ liệu và nhận dữ liệu. 
• Dòng SHEET=nam ‘ ‘ định dạng trang tính trong file dữ liệu mà SPSS cần làm việc. Đối với các file excel có nhiều sheet, bạn cần đặc biệt lưu ý đến điều này để không dẫn đến những kết quả sai .

2. Cách nhập dữ liệu trong spss từ tệp văn bản dạng csv

Đối với tệp dạng văn bản CSV, cách nhập số liệu vào SPSS có phần phức tạp hơn. Bạn cần chú ý phân loại các dạng dữ liệu, nắm chắc thao tác để không gây ra lỗi trong quá trình nhập. 

2.1. 2 dạng chính để nhập liệu vào từ tệp văn bản

• Đầu tiên, bạn cần tìm hiểu về các dữ liệu trong tệp csv, từ đó phân loại chúng theo 2 loại dạng dữ liệu dưới đây. Với mỗi loại dạng dữ liệu lại cần có những lưu ý khác nhau khi nhập dữ liệu vào spss, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình chạy T-Test. 
• SPSS chỉ đọc và nhận diện 2 dạng dữ liệu này. 

a) Dạng dữ liệu phân cách 

Mỗi dữ liệu được SPSS nhận biết bằng các khoảng phân cách. Các khoảng phân cách này thường là một ký tự cụ thể. Ví dụ như: dấu phẩy, tab và khoảng trắng. 

”   ID,Age,Gender

    A001,41,F

    A009,36,M

    C321,27,F  “

b) Dạng dữ liệu cố định

Khác với dạng dữ liệu phân cách, dữ liệu cố định là những dữ liệu có giá trị của các biến được căn chỉnh theo chiều dọc. Hiểu đơn giản, các biến trong dạng dữ liệu này được tổ chức tương đương với một bảng tính. 

ID       Age   Gender

A001R    41    F

Z009     36    M

C321BC   27    F

Khi chọn nhập dữ liệu từ tập CSV, bạn cần đảm bảo rằng các dữ liệu đều thuộc 2 dạng trên để có thể hoàn toàn chèn những dữ liệu cần thiết vào SPSS hay Stata. 

2.2. Cách nhập dữ liệu trong spss 23 trở lên từ tệp csv

Đối với các phần mềm SPSS 23 trở lên, bạn cần tiến hành 6 bước sau để có thể nhập dữ liệu từ tệp CSV vào SPSS. 

Đầu tiên bạn cần: nhấn File -> Open -> Data. Tiếp đó chọn tệp dữ liệu mà bạn muốn thêm rồi ấn enter. 

Bước 1: Xác định dạng dữ liệu

• Sau khi đã mở được tập dữ liệu, một cửa sổ mới sẽ hiện ra cho phép bạn xem trước dữ liệu trong tệp văn bản của bạn, đồng thời phân tích và xem xét liệu dữ liệu có khớp với định dạng hay không. 

• Nếu dữ liệu của bạn khớp với định dạng mặc định, hãy ấn “Yes” sau đó duyệt và tải lên tệp xác định. Nếu không, ấn “No” và ấn vào “Next”. 

Bước 2: Tái định dạng dữ liệu không khớp

• Nếu dữ liệu của bạn không khớp với định dạng được xác định trước, bạn sẽ cần cho SPSS biết cách dữ liệu của bạn được sắp xếp, để nó hiểu vị trí một cột kết thúc và cột tiếp theo bắt đầu. 
• Đối với tệp văn bản, có hai kiểu “sắp xếp”: chiều rộng phân định và cố định. Nếu bạn đang nhập tệp CSV, bạn có dữ liệu được phân tách. Bạn cũng sẽ cần cho SPSS biết nếu tệp dữ liệu có chứa các tên biến. 
• Đối với tệp CSV, tên biến thường được bao gồm trên dòng đầu tiên của tệp dữ liệu, trước khi dữ liệu bắt đầu; tuy nhiên, một số tệp dữ liệu không bao gồm tên biến.

• Trong vùng “How are your variables arranged?” hãy chọn kiểu dữ liệu được sắp xếp phù hợp với kiểu dữ liệu của bạn. 
• Nếu tên biến được thêm vào trong cột đầu tiên trong tệp dữ liệu, trong vùng “Are variables names included at the top of your file?” hãy ấn “Yes” và ngược lại. 
• Cuối cùng chọn “Next” là bạn đã kết thúc bước này. 

Bước 3: Xác định số dữ liệu nhập vào SPSS

• Bây giờ chúng ta cần cho SPSS biết dữ liệu của chúng ta bắt đầu từ hàng nào và có bao nhiêu hàng nên được đọc. Đối với tệp CSV, hàng đầu tiên thường chứa tên biến và giá trị dữ liệu bắt đầu trên dòng 2. Tuy nhiên, bạn có thể chọn bỏ qua các dòng nhất định nếu cần. 
• Nếu bạn chỉ muốn nhập một lựa chọn các trường hợp – ví dụ: 1000 trường hợp đầu tiên hoặc một mẫu ngẫu nhiên của 10% các trường hợp – bạn có thể chọn làm như sau:

Bước 4: Chọn dấu phân cách

• Đối với dạng dữ liệu phân cách, bạn cần lựa chọn các dấu phân cách được sử dụng để phân chia các biến. SPSS sẽ căn cứ vào điều này để định dạng các dữ liệu cần đọc. 

• Nếu tệp văn bản là tệp .csv, thì dấu phân cách là dấu phẩy. Nếu bạn không biết dấu phân tách nào được sử dụng trong tệp văn bản, hãy tham khảo tài liệu được liên kết với dữ liệu của bạn hoặc hỏi người biết cách tạo tệp dữ liệu.
• Sau khi đã hoàn thành các bước chọn “Next”! 

Bước 5: Chỉ định dạng cho từng biến trong tệp dữ liệu.

• Trong khu vực “Specifications for variable(s) selected in the date preview”, SPSS giải thích tiêu chí mà nó sử dụng để “đoán” định dạng sẽ sử dụng.
• Trong SPSS phiên bản 24 trở về trước, định dạng mặc định được chọn cho một biến nhất định dựa trên các giá trị có trong 200 bản ghi đầu tiên. Trong SPSS phiên bản 25, định dạng mặc định được chọn dựa trên 95% các trường hợp.
• Trong khu vực “Data Preview”, SPSS hiển thị bản xem trước về cách dữ liệu của bạn sẽ xuất hiện trong SPSS sau khi quá trình nhập hoàn tất. Bạn có thể chọn bất kỳ tên biến (cột) nào để thay đổi tên biến hoặc thay đổi định dạng của nó. 
• Điều quan trọng là phải kiểm tra mọi biến để đảm bảo định dạng và độ dài là chính xác, thay vì dựa vào SPSS để xác định chính xác các định dạng biến; điều này đảm bảo rằng bạn kiểm soát chính xác cách mỗi biến được đọc.

Bước 6: Chọn lưu định dạng tệp

• Ở bước cuối cùng, bạn có thể chọn lưu định dạng tệp mà bạn vừa xác định cho tệp dữ liệu hiện tại trong trường hợp bạn sẽ nhập dữ liệu có cùng cấu trúc và định dạng trong tương lai. Bạn cũng có thể chọn lưu cú pháp, là ngôn ngữ lệnh dựa trên văn bản của SPSS.
• Bản xem trước dữ liệu của bạn xuất hiện ở cuối hộp thoại. Nếu bạn hài lòng với giao diện của bản xem trước, hãy nhấp vào “Finish” để hoàn tất quá trình nhập.

2.3. Cách nhập dữ liệu trong spss 25 trở lên từ tệp csv

• Đối với các chương trình SPSS 25 trở lên, cách nhập dữ liệu trong SPSS từ tệp CSV đơn giản hơn. 
• Bạn chỉ cần chọn tệp dữ liệu cần sử dụng: File -> Open -> Data hoặc bạn có thể chọn File -> Import Data. Sau đó, phần mềm sẽ hiện lên cửa sổ đọc dữ liệu CSV.

• Sau đó, bạn chỉ cần hoàn thiện và kiểm tra các thông số trong cửa sổ -> ấn “Ok”. 
• Nếu bạn muốn các thao tác phức tạp hơn về việc đổi tên biến,… bạn cần thực hiện thao tác này trong các Tùy chọn nâng cao. 

Nếu bạn đã thực hiện theo các bước trên mà vẫn không nhập đươc hãy bị lỗi, khó khăn nào đó. Hãy liên hệ đến Luận văn 24 – Chúng tôi đơn vị chuyên xử lý số liệu SPSS sẽ hỗ trợ bạn 1 cách nhanh chóng nhất có thể.

3. Cách lưu dữ liệu đã nhập ở định dạng SPSS 

Sau khi đã hoàn thành nhập dữ liệu vào SPSS, làm sao để có thể lưu những thao tác đã nhập? Dưới đây là 5 bước lưu dữ liệu trong SPSS.

• Bước 1: Trên thanh công cụ chọn File -> Chọn Save As
• Bước 2: Chọn thư mục mà bạn muốn lưu
• Bước 3: Nhập tên cho thư mục. 
• Bước 4: Ấn Save. 

Khi lưu dữ liệu, bạn cần chú ý rằng, tệp dữ liệu lúc này sẽ được lưu dưới dạng *.SAV. Với tệp này, bạn hoàn toàn có thể sử dụng ở các phần mềm chạy xử lý dữ liệu khác như Stata, SAS,… 

Trên đây là tổng quan hướng dẫn chi tiết tất cả những cách nhập dữ liệu vào SPSS. Tuy nhiên, để có thể xử lý dữ liệu trong SPSS mượt mà nhất, bạn cần tìm hiểu thêm các bài viết chi tiết về hướng dẫn chạy spss, các loại kiểm định, cách đọc kết quả trong SPSS, và mã hóa dữ liệu trong spss.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết này! 

Đặng Thu Trà

Tôi là Thu Trà, hiện tại tôi là Quản lý nội dung của Luận Văn 24 – Chuyên cung cấp dịch vụ làm luận văn uy tín. Chúng tôi đặt lợi ích của khách hàng là ưu tiên hàng đầu.  Website: https://luanvan24.com/ – Hotline: 0988552424.